Kā organizēt kontaktus Gmail CRM (lai nekas nepazustu)
Ikviens mazais uzņēmums uzkrāj kontaktus ātrāk, nekā gaida. Potenciālie klienti nāk pa e-pastu, ar ieteikumiem, caur tīmekļa veidlapām un pasākumos. Klienti atbild, uzdod jautājumus un iepazīstina ar kolēģiem. Gada laikā komanda, kas sāka ar pāris vārdiem, jau pārvalda simtiem, izkaisītus pa iesūtnēm, vienu vai divām izklājlapām un dažu cilvēku atmiņu.
Problēma reti ir tā, ka kontakta nav. Problēma ir tā, ka neviens nevar atrast pareizo versiju, uzticēties, ka tā ir aktuāla, vai redzēt, kas pēdējoreiz tika pārrunāts. Nesakārtots kontaktu saraksts klusi maksā darījumus: sekošanas izslīd, divi cilvēki raksta vienam un tam pašam potenciālajam klientam, un daudzsološs kontakts no pirms trim mēnešiem vairs neatsaucas.
Kāpēc kontakti jau no paša sākuma kļūst nesakārtoti
Gmail lieliski tiek galā ar e-pastu, taču tas nekad nav bijis veidots cilvēku organizēšanai. Kontakts Gmail patiesībā ir tikai e-pasta adrese, kas piesaistīta sarakstei. Nav acīmredzamas vietas, kur pierakstīt, kādā posmā ir attiecības, kurš par tām atbild un kādam jābūt nākamajam solim. Tāpēc šī informācija paliek izkaisīta vai vispār netiek pierakstīta.
Dublikāti ir nākamā problēma. Viens un tas pats cilvēks tiek ievadīts divreiz, jo divi kolēģi viņu pievienojuši atsevišķi, vai tāpēc, ka kontakts aizpildīja veidlapu ar citu e-pastu, nevis to, no kura rakstīja. Imports no vecas izklājlapas vai cita rīka mēdz pavairot jucekli. Drīz vien jums ir trīs nedaudz atšķirīgi ieraksti par vienu cilvēku un neviens skaidri pareizs.
Visbeidzot, noderīgākais konteksts mēdz mājot tur, kur neviens cits tam netiek klāt: viena cilvēka iesūtnē, viņa galvā vai Slack sarakstē, kas aizritinās prom. Kad šis cilvēks ir aizņemts, atvaļinājumā vai aizgājis, zināšanas aiziet līdzi.
Sāciet ar vienu ierakstu katram kontaktam
Sakārtota kontaktu saraksta pamats ir vienkāršs: viens cilvēks, viens ieraksts. Šis ieraksts ir vienīgā vieta, kur visi meklē e-pastu vēsturi, piezīmes, saistītos darījumus un nākamos soļus. Kad ieraksts ir patiesības avots, nevienam nav jājautā kolēģim, kas notika, vai jārakņājas pārsūtītajos e-pastos, lai iedziļinātos.
Pirms organizējat ko citu, tiec galā ar dublikātiem. Izlemiet, kurš ieraksts ir galvenais, parasti vispilnīgākais un jaunākais, pēc tam apvienojiet vai dzēsiet pārējos un standartizējiet, kā turpmāk ievadāt vārdus un uzņēmumus. Pat vienkāršs noteikums, piemēram, rakstīt uzņēmumu nosaukumus bez Inc. vai Ltd., neļauj vienam un tam pašam uzņēmumam parādīties trīs dažādos veidos.
Fiksējiet kontaktus tieši saskarsmes brīdī
Tīrākie kontaktu dati tiek fiksēti brīdī, kad tie ienāk, nevis nedēļas vēlāk kādā uztverošā sesijā. Kad jauns kontakts jums uzraksta, pievienojiet viņu CRM tieši no iesūtnes, kamēr konteksts ir svaigs: kas viņš ir, ko vēlas un no kurienes nācis. Ieradums kārtot darbus to darīšanas gaitā uztur datubāzi precīzu, nevienam nav jārezervē pēcpusdiena datu ievadei.
Savlaicīgums ir svarīgāks, nekā cilvēki domā. Jo lielāka atstarpe starp sarunu un ierakstu, jo vairāk detaļu zūd un jo vairāk kļūdu ielavās. Īsa piezīme, kas pievienota tajā pašā dienā, ir vērtīgāka par detalizētu, kas uzrakstīta no atmiņas divas nedēļas vēlāk.
Organizējiet ar birkām un laukiem, nevis ar atmiņu
Lietojiet birkas atbilstoši tam, kā jūs pārdodat
Birkas ļauj grupēt kontaktus pēc tām atšķirībām, kas svarīgas jūsu pārdošanas procesam: kontakta avota, klienta tipa, reģiona, prioritātes vai produkta, kas viņus interesē. Mērķis nav iebirkot visu; mērķis ir iebirkot tās dažas lietas, pēc kurām jūs patiešām filtrējat. Ja nekad nešķirojat kontaktus pēc nozares, neveidojiet nozares birku. Izvēlieties nelielu, saskaņotu birku kopu un lietojiet to konsekventi.
Lietojiet pielāgotus laukus detaļām, kas atkārtojas
Kad ir konkrēta informācija, ko fiksējat par katru kontaktu, piemēram, atjaunošanas datums, plāna veids vai uzņēmuma lielums, ievietojiet to atsevišķā laukā, nevis paslēpiet piezīmē. Strukturēti lauki ir vieglāk filtrējami, grūtāk pazaudējami un uzliek zināmu konsekvenci. Brīvā teksta piezīmes ir vieta, kur noderīgas detaļas klusi pazūd.
Savienojiet kontaktus ar darījumiem un uzdevumiem
Kontakts ir tikai puse no ainas; otra puse ir tas, ko jūs ar viņu cenšaties panākt. Sasaistot katru kontaktu ar attiecīgo darījumu, jūs varat atvērt ierakstu un uzreiz redzēt, kur ir attiecības: kādā posmā ir darījums, kas pēdējoreiz pārrunāts un kam jānotiek tālāk. E-pastu vēsture, darījums un piezīmes atrodas vienuviet, nevis trijās vietās.
Piesaistiet nākamo darbību kontaktam kā uzdevumu, lai tā nav atkarīga no atmiņas. Nosūtīt piedāvājumu ceturtdien vai sazināties pēc izmēģinājuma beigām kļūst par redzamu atgādinājumu ar datumu, nevis miglainu nodomu. Komandā kontaktiem piesaistīti uzdevumi turklāt skaidri parāda, kurš ko ir parādā, un nevienam nav jādzenā.
Uzturiet ierakstus noderīgus ar piezīmju standartu
Piezīmes ir vērtīgas tikai tad, ja tās ir pietiekami konsekventas, lai tām uzticētos. Vienojieties par vienkāršu minimumu: viena īsa piezīme par katru nozīmīgu mijiedarbību, vai tā būtu saruna, tikšanās vai svarīgs e-pasts, kas fiksē, kas tika izlemts un kas seko tālāk. Piezīmēm nav jābūt garām. Tām jābūt pietiekami konkrētām, lai kolēģis, kas rīt pārņem kontaktu, saprastu situāciju, nejautājot.
Vienkārša kontaktu hiģiēnas rutīna
Sakārtoti kontakti paliek sakārtoti tikai ar vieglu, atkārtojamu rutīnu. Tai nav jābūt sarežģītai. Turpmākais ritms ir pietiekams lielākajai daļai mazo komandu.
Katru dienu vai notikuma brīdī: pievienojiet jaunus kontaktus no iesūtnes, fiksējiet nozīmīgas mijiedarbības un nosakiet nākamo uzdevumu, pirms aizverat saraksti. Šis ir ieradums, kas novērš lielāko daļu problēmu.
Reizi mēnesī: meklējiet dublikātus un apvienojiet tos, un aizpildiet acīmredzamus robus, piemēram, trūkstošu uzņēmumu, tukšu atbildīgā lauku vai darījumu bez piesaistīta kontakta. Īsa ikmēneša pārbaude ir daudz mazāk sāpīga nekā ikgadēja tīrīšana.
Reizi ceturksnī: arhivējiet kontaktus, kas atdzisuši vai vairs nav aktuāli, lai jūsu aktīvais saraksts atspoguļotu realitāti. Mazāks, precīzs saraksts ir noderīgāks par lielu un novecojušu, un tas uztur jūsu piltuves skaitļus godīgus.
Vēl viena lieta liek visam tam darboties: kādam tas pieder. Mazā komandā vienam cilvēkam jābūt atbildīgam par birku, lauku un piezīmju standarta saskaņošanu un par to, lai rutīna patiešām notiek. Kopīga atbildība par datu kvalitāti parasti nozīmē, ka atbildības nav nevienam.
Kā tas izskatās Teamopipe
Teamopipe ir CRM, kas darbojas Gmail iekšienē, tāpēc kontakti atrodas blakus e-pastiem, uz kuriem tie attiecas. Jūs varat pievienot un atjaunināt kontaktus, nepametot iesūtni, pievienot tiem birkas un pielāgotus laukus atbilstoši tam, kā pārdodat, pievienot piezīmes un uzdevumus un sasaistīt katru kontaktu ar tā darījumu un piltuves posmu. Tā kā e-pastus, piezīmes un aktivitāti var koplietot ar komandu, kontakta ieraksts paliek vienīgais patiesības avots, nevis kaut kas ieslēgts viena cilvēka iesūtnē. Kad dati nepieciešami citur, kontaktus un piltuves var eksportēt uz CSV.
Ja jūsu kontaktu saraksts ir pāraudzis izklājlapu un iesūtņu kopu, sakārtota sistēma ātri atmaksājas ar darījumiem, kas vairs neizslīd cauri. Izmēģiniet Teamopipe un atklājiet, kā darbojas jūsu pārdošanas process, kad katrs kontakts ir atrodams, aktuāls un koplietots ar tiem, kam tas vajadzīgs.